В любой компании случаются ситуации, когда секретарь, сотрудник или оператор колл-центра не может подойти к телефону. Реакция клиента тут однозначна – раздражение и желание больше не звонить в подобную организацию. Особенно это касается тех, кто пытается дозвониться в вашу компанию в первый раз. Подобных ситуаций можно избежать, установив на стационарную или виртуальную АТС приветственную запись голосового сообщения или же записанное голосовое меню.
Интерактивные системы для общения с абонентами – это сложные системы, они интегрируются с базой данных компании и позволяют не только управлять звонками абонентов, но и предоставлять им определенную информацию в автоматическом режиме. С подобными записями голосовых меню, пожалуй, сталкивались все, кто хотя бы раз дозванивался в крупное предприятие – банк, государственное учреждение или же компанию, которая предоставляет услуги мобильной связи. Абоненту предлагается переключить телефон в тональный режим и нажать клавишу, соответствующую нужному разделу информации или отделу предприятия.
Стандартные системы голосовых приветствий базируются на принципе распознавания определенного тона клавиши, который и перенаправляет абонента в нужный раздел. Это может быть простой выбор – прослушать музыку, пока нужный оператор освободится или же сложные системы, когда клиент получает персонифицированную информацию, как например, состояние личного счета, стоимость услуг, курс валют и т.п. Существуют голосовые приветствия с распознаванием голоса абонента, их принцип работы чем-то похож на популярный сегодня голосовой поиск в мобильных приложениях или современных электронных устройствах. Такие системы стоят намного дороже и их используют в основном в крупных компаниях.
Если записать голосовое приветствие которое дублирует или дополняет работу секретаря и ничего более, то в этом случае можно ограничиться качественным аудиороликом, который проинформирует клиента о названии организации, причине, по которой сотрудник не может взять трубку и при необходимости озвучит спектр услуг компании. В этом случае текст должен быть емким, предельно корректным, звуковое сопровождение приглушенным, а сам голос – приятным, четко произносящим все фразы. Именно поэтому чтобы записать голосовое приветствие, лучше пригласить профессионального диктора, который легко справится с задачей.
Если же в компании имеется колл-центр или же поток входящих звонков идет непрерывно, то имеет смысл интегрировать в мини-АТС предприятия систему интерактивных голосовых сообщений. Это более дорогая, но все более популярная услуга, ведь подобные системы не только снижают нагрузку на персонал колл-центров, но и экономят время клиента. На выходе получается система, работающая в две стороны – на организацию, оптимизируя процесс работы сотрудников и на клиентов, которые могут оперативно получить нужную им информацию.
Запись голосового приветствия – достаточно сложный процесс, который требует тщательной предварительной разработки, технически сложной установки и многократного тестирования перед началом работы. Это касается и звукового содержания – не стоит пытаться записывать ролики самостоятельно. Ведь каждый аудиоролик – это часть системы интерактивного меню, все ролики сначала записываются, а затем сводятся воедино звукорежиссером. На каждый фрагмент голосового меню предполагается определенный отрезок времени, в который необходимо уложить всю информацию. Причем текст должен быть прочитан ясно и доходчиво, не слишком громко, чтобы не раздражать абонента, но и не так тихо, чтобы клиенту не нужно было прислушиваться.
Устанавливать или нет фоновое звучание когда принимается решение записать голосовое приветствие – дело заказчика. Как правило, большинство заказчиков выбирают нейтральные мелодии, классику или кавер-версии популярных песен. Можно расширить горизонты и попробовать соединить тип музыки, которая звучит фоном на голосовом приветствии и область деятельности организации. Например, популярной радиостанции подойдут энергичные ритмы современной танцевальной музыки, салону красоты – приятный релаксирующий лаундж, а государственной организации – классические мелодии или отечественные песни. Это довольно грубые примеры, но основную суть идеи они раскрывают. Нелишне будет использование корпоративных мелодий, если таковые имеются. Словом, при записи голосового меню можно проявить креатив и тем самым выделиться среди своих конкурентов. Кстати, создание корпоративных мелодий также можно заказать у фирмы, занимающейся записью аудиороликов. Возможно, это станет еще одной ступенькой к успеху.
На сегодняшний день в интернете можно найти тысячи компаний, которые помогут записать аудиоролик для телефонного приветствия или же озвучить голосовое меню. Многие предлагают полный цикл подобных услуг – от составления текста сообщения до разработки и монтирования сложных голосовых приветствий. На самом деле, это не только удобно, но и эффективно – во-первых, подобные фирмы уже имеют достаточно большой опыт создания продукта и смогут подсказать наиболее оптимальные варианты. Во-вторых, в таких компаниях имеется большой выбор различных сессионных дикторов, а некоторые предлагают услуги по озвучке голосовых роликов известными актерами. И в-третьих, вам на выбор предлагаются несколько вариантов – можно выбрать наиболее понравившийся вариант записи голосового приветствия. Не стоит экономить на качестве, ведь зачастую выигрывают те, кто не жалеет средств на качественный продукт.
Вывод.
Хороший аудиоролик с качественно записанным голосовым приветствием может стать визитной карточкой компании. Это подарит уважение клиентов и возможно, привлечет новые выгодные варианты сотрудничества. Не стоит сбрасывать со счетов важность хорошего звукового сопровождения – это очень скоро принесет свои плоды. Нет ничего хуже, чем некачественный звуковой ролик, на котором записано голосовое меню. Помехи, слишком громкий музыкальный фон или тихая речь – всего этого можно избежать, если обратиться к тем, кто имеет успешный опыт в изготовлении голосовых приветствий для предприятий. Как правило, вам могут предложить на выбор несколько сессионных дикторов, а также подшлифовать тексты сообщений.
Решение о записи голосового приветствия или аудиороликов для голосового меню уже принято? Отлично, теперь осталось сформировать запрос к компании, которой вы поручите столь ответственное мероприятие. Правильное ТЗ – это более не только залог успеха, но и экономия времени как заказчика, так и исполнителя.
Определите целевую аудиторию. Ваши клиенты – какие они и что бы им было приятно услышать в голосовом приветствии. Серьезной компании не подойдет приветственный ролик в фамильярном стиле, а вот фирме, которая фокусируется на молодежи, это будет в самый раз. Аудиоролик должен дополнять живое общение, а не вводить в ступор.
Интерактивное голосовое меню – вещь несомненно полезная, но все же ей злоупотреблять не стоит. Никому не понравится, если его вынуждают в течение долгого времени «бродить» по сложному голосовому меню. Оптимальный вариант – 3-4 перенаправления.
Максимальная корректность и простота – вот что должно стать девизом ваших аудиороликов. Абоненту некогда «продираться» через сложные грамматические построения, все должно быть изложено предельно доступно.
Отлично, теперь проанализируйте их эффективность, возможно, что-то стоит усовершенствовать. Сколько абонент готов «висеть» на телефоне, ожидая ответа оператора, каков процент тех, кто не дождался окончания голосового приветствия и повесил трубку – подобная статистика поможет выявить эффективность голосового приветствия или интерактивной голосовой системы ответа абонентам. Не забывайте о полезности голосовых меню для сотрудников, их также можно опросить для выявления сильных и слабых сторон голосовой системы, например, реакцию абонентов на аудосообщения, так сказать, впечатления из первых рук.
Не игнорируйте профессионалов, даже если стоимость их услуг кажется вам высокой. Вкладывайтесь в качество, ведь речь идет о вашем успехе.
Даже если ваша запись голосового приветствия идеальна, не забывайте о «живых» сотрудниках, ведь в итоге клиент попадает именно к ним. Какое бы ни было хорошее голосовое приветствие или интерактивное меню, плохая работа операторов колл-цента сведет к нулю все усилия и потраченные средства. Если перефразировать известную пословицу: «На голосовое меню надейся, а сам не плошай».
Проанализируйте направления работы, где голосовые сообщения наиболее важны. Сотрудники каких отделов чаще всего наиболее заняты, а на какие можно перенаправлять сразу. Где устанавливается запись голосового приветствия – у секретаря или же непосредственно на телефоне руководителя.
Как бы вам не хотелось выделиться среди конкурентов, всегда нужно помнить о том, что главные люди в данном случае – потребители, именно на них и нужно ориентироваться.
Надеемся, вам наша статья понравилась и была полезной:
Аудиоролики для торговых центров
Озвучивание видеороликов и видеофильмов
Создание, изготовление презентаций и озвучка видеопрезентаций
